PM4
Recursos essenciais do Sheets para gerenciamento de projetos
Colabore com sua equipe
O Planilhas Google facilita a colaboração e o compartilhamento de informações. Isso é útil para grupos de trabalho remotos ou para trabalhar com equipes que têm horários diferentes.
Ao compartilhar sua planilha, você pode selecionar uma das seguintes permissões:
edição, que permite que outras pessoas façam edições e alterações diretas no arquivo;
comentar, que permite que outras pessoas adicionem comentários e façam sugestões; ou
somente visualização, que permite que outras pessoas visualizem o arquivo, mas não editem, comentem ou sugiram. Essa é uma boa opção se você não quiser que nenhuma alteração seja feita no arquivo.
Depois de compartilhar a planilha com a sua equipe e conceder a ela permissões de edição ou de comentários, todos podem colaborar diretamente na planilha deixando comentários. Você também pode atribuir uma tarefa ou Item de ação por meio de comentários.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Compartilhar e colaborar em arquivos
Formatar sua planilha
Criar listas
Para criar qualquer lista no Planilhas, basta rotular cada lista - por exemplo, Nome, Data, Notas ou outros critérios - na linha do cabeçalho. (A linha de cabeçalho é a linha superior da planilha.) Em seguida, adicione um item de lista diferente em cada célula abaixo do título da lista. A maioria das listas é organizada verticalmente, mas você pode preferir uma lista horizontal, dependendo dos tipos de itens. Observação: Você aprenderá a elaborar um Plano de projeto completo e a priorizar tarefas mais adiante neste curso.
Exibir e ocultar conteúdo
Congelar linhas ou colunas
Congelar a linha do cabeçalho (ou coluna para listas horizontais) e formatar os cabeçalhos é uma ótima maneira de destacar os títulos da lista. O congelamento de uma linha de cabeçalho mantém a linha no lugar quando você rola a lista para baixo, para que você sempre possa ver quais são os títulos da lista. Formate os cabeçalhos da mesma forma que faria com o texto em um documento, alterando a fonte, o estilo, o tamanho ou a cor.
Agrupe e oculte conteúdo relacionado
O agrupamento de linhas e colunas permite expandir e recolher categorias maiores de dados ou informações com um único clique. Isso facilita a leitura e o gerenciamento da planilha, pois oculta os dados agrupados quando não são necessários, ou os desagrupa e mostra rapidamente quando são necessários.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais:
Congelar ou mesclar linhas e colunas; Agrupar, desagrupar ou ocultar linhas ou colunas
Folha de dicas do Planilhas Google
Adicionar caixas de seleção
As caixas de seleção são uma maneira rápida e altamente visual de acompanhar o progresso de uma tarefa ou indicar se determinados critérios foram atendidos.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Adicionar caixas de seleção a planilhas
Organizar dados
Criar listas suspensas
Se estiver trabalhando com outras pessoas em uma planilha compartilhada, poderá acabar com respostas ou descrições de dados inconsistentes. Por exemplo, um colega de equipe pode listar sua tarefa como "concluída", enquanto outro a anota como "completa" A adição de uma lista suspensa (também chamada de Validação de dados) garante que os dados inseridos na planilha sejam exatamente os que você especificar. Isso também torna muito mais rápido para os outros adicionar dados, pois eles estão selecionando em uma lista predeterminada de opções.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Restringir a entrada de dados com listas
Adicione um código de cores
Às vezes, é útil alterar a cor das células e do texto para que você possa ver rapidamente como o projeto está progredindo. É possível adicionar um código de cores à planilha aplicando a Formatação condicional. A formatação condicional formata as células de uma determinada maneira se elas contiverem informações específicas. Por exemplo, rastreie o status do progresso como "Não iniciado" em vermelho, "Em andamento" em laranja e "Concluído" em verde.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Veja as alterações de dados com formatação condicional
Classificar e filtrar dados
Grandes conjuntos de dados podem ser difíceis de gerenciar. O Classificar planilhas ajuda a classificar e filtrar dados para limitar o que é visível e encontrar tipos específicos de dados na planilha.
A classificação de dados permite que você organize os dados exatamente na ordem em que deseja que eles apareçam, como alfabeticamente, por data ou nível de progresso. A filtragem limita os dados que são exibidos e mostra apenas os dados de seu interesse, como tarefas que ainda não foram iniciadas ou itens de orçamento dentro de uma determinada faixa de valores.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Filtrar dados em uma planilha
Adicionar links
Pode ser útil criar links para outras documentações do projeto ou até mesmo para sites externos em sua planilha. Isso proporciona à sua equipe acesso fácil e centralizado a todos os dados relevantes de que possam precisar. Por exemplo, você pode adicionar um link para o documento de abertura do projeto a partir da planilha de Plano de projeto.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais:
Usar links
Link para dados em uma planilha
Visualização de dados
Criar uma tabela dinâmica
Uma tabela dinâmica é uma ferramenta básica de análise de dados. As tabelas dinâmicas resumem os dados e podem ajudar a mostrar as relações entre os pontos de dados, facilitando a compreensão de todas as informações contidas na planilha. Você aprenderá mais sobre como criar e usar uma tabela dinâmica mais adiante neste curso. Ou confira o artigo da Central de Ajuda abaixo.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Criar e editar tabelas dinâmicas
Criar um gráfico ou tabela
Apresentar dados em gráficos de relações e gráficos é uma ótima maneira de resumir de forma rápida e eficaz informações importantes sobre seu projeto para as partes interessadas e tornar os relatórios e as apresentações mais envolventes. O Planilhas permite que você crie automaticamente diferentes tipos de tabelas e gráficos usando os dados da planilha.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Inserir e editar gráficos
Realizar cálculos
Usar funções
As funções podem ser usadas para manipular dados e realizar cálculos. O Planilhas Google tem uma grande variedade de funções que já estão incorporadas, o que significa que elas executarão automaticamente os cálculos que você especificar. Use as funções para calcular rapidamente somas ou médias, determinar automaticamente datas de início ou término, gerar relatórios financeiros e muito mais.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais:
Adicionar fórmulas e funções
Folha de dicas do Planilhas Google
Gemini para o Planilhas Google
As ferramentas de IA foram integradas ao Planilhas Google, o que pode ajudá-lo a fazer mais com suas planilhas em menos tempo. O Gemini pode ajudá-lo a estruturar instantaneamente seus dados, criar poderosas Visualizações de dados e muito mais:
Criar tabelas: Solicite ao Gemini que organize dados, planeje cronogramas ou acompanhe um projeto
Gerar fórmulas: Simplifique cálculos complexos para ajudá-lo a gerenciar seus dados com mais eficiência
Fazer edições e formatações: Use o Gemini para criar tabelas dinâmicas, Localizar e substituir texto, aplicar formatação condicional e muito mais
Reduzir erros de entrada de dados: O Gemini pode reconhecer padrões à medida que você insere dados e preencher automaticamente as entradas restantes, reduzindo erros e garantindo a Integridade dos dados
Para começar a usar o Gemini nas planilhas do Google, confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Colaborar com o Gemini no Planilhas Google.
Modelos de planilhas úteis
Uso de modelos de planilhas para gerenciamento de projetos
Criar os mesmos tipos de planilhas várias vezes pode consumir muito tempo. Você pode economizar tempo usando modelos como os disponíveis na Galeria de modelos do Planilhas Google. Escolha entre uma variedade de planilhas pré-fabricadas para orçamentos, cronogramas e rastreadores, ou crie a sua própria!
Alguns dos modelos mais comuns estão descritos e vinculados abaixo. Para usar os modelos para esses itens do curso, clique nos links abaixo e selecione "Use Template" (Usar modelo):
Linha do tempo do projeto: Um modelo de linha do tempo de projeto é útil se você quiser acompanhar um projeto inteiro, desde a concepção até o encerramento. Este exemplo inclui uma linha do tempo visual que apresenta o Ciclo de vida do projeto e as principais atividades que precisam ser realizadas durante cada fase. Você aprenderá mais sobre a criação e o acompanhamento de uma linha do tempo de projeto mais adiante no curso e terá a experiência de trabalhar com seus próprios modelos de linha do tempo de projeto.
Rastreamento de projetos: Um modelo de acompanhamento de projeto é útil para acompanhar o orçamento do projeto, as entregas e outros dados. Este exemplo inclui colunas para controle de custos e tempo, bem como uma coluna com listas suspensas para controle dos níveis de prioridade das tarefas. Outros recursos incluem fórmulas para calcular horas, custos e porcentagem de entregas concluídas, o que permite monitorar seus gastos e o progresso em um projeto.
Diagrama de Gantt: Um Diagrama de Gantt combina muitos dos aspectos de outros tipos de planilhas de gerenciamento de projetos em um só. Ele organiza as tarefas por dia e é útil para mostrar as relações entre as muitas partes móveis de um projeto. Também é útil para gerenciar um projeto com vários colaboradores. Os Diagramas de Gantt geralmente incluem Formatação condicional que faz com que as células mudem de cor com base no andamento do projeto, para que você possa determinar imediatamente o progresso feito em uma determinada tarefa.
Linha do tempo do marketing de eventos: Um modelo de linha do tempo é útil para criar um cronograma, rastrear eventos e visualizar as tarefas e os marcos envolvidos em um projeto. Você pode usar esse modelo para gerenciar um projeto que envolva muitas tarefas de marketing ou voltadas para o público. É possível acompanhar publicações em mídias sociais, pesquisas de mercado e coordenar o conteúdo em várias plataformas.
Confira estes recursos da Central de Ajuda do Google para saber mais: Criar modelos de documentos
