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As ferramentas e os processos de Gerenciamento de projetos estão sempre evoluindo. Nesta leitura, discutiremos a importância de escolher as ferramentas certas para um Projeto e as implicações da introdução de novas ferramentas para sua equipe.
AS Como Gerente de projetos, é importante estar aberto à implementação de novas ferramentas que possam ser benéficas para o resultado de um projeto. Você passará por mudanças de várias formas durante o Ciclo de vida do projeto, e navegar pelas mudanças é essencial. Mas se optar por implementar uma ferramenta com a qual sua equipe não esteja familiarizada - especialmente se decidir lançá-la no meio do projeto -, sua equipe poderá ficar hesitante. As pessoas aceitam a mudança de forma diferente, especialmente se a mudança afetar diretamente sua rotina e a forma como trabalham. Simplificando: a Mudança pode ser recebida com resistência.
Antes de apresentar uma nova ferramenta à sua Equipe, é preciso ter certeza de que essa mudança realmente beneficiará o projeto e garantir que as pessoas envolvidas no projeto compreendam os Benefícios dessa mudança. Demonstrar aos seus colegas de equipe e partes interessadas que você entende a ferramenta e avaliou sua competência ajudará a criar confiança, especialmente se essa nova ferramenta estiver substituindo uma ferramenta existente. Reservar um tempo para apresentar a nova ferramenta aos Membros da equipe também demonstrará que você tem em mente o melhor interesse da equipe, não apenas o sucesso do projeto.
Três pessoas sentadas ao redor de uma mesa enquanto um homem apresenta informações em uma tela grande
Aqui estão algumas considerações importantes e chaves para a introdução bem-sucedida de novas Ferramentas:
Discuta a ferramenta com antecedência e com frequência, se possível. A Equipe não deve se sentir surpreendida por uma nova Mudança. Certifique-se de que eles saibam que a mudança está chegando o mais cedo possível. Isso os ajudará a se preparar para uma introdução ou migração para a nova ferramenta.
Solicite feedback das principais partes interessadas. Você pode obter ótimos feedbacks sobre Recursos que podem ter passado despercebidos se pedir a experiência deles. Você pode solicitar esse feedback pedindo a opinião deles sobre a funcionalidade ou pedir que listem os recursos por ordem de prioridade. A chave é criar uma oportunidade para que as partes interessadas forneçam seus feedbacks e permitir que você os incorpore nas próximas etapas.
Envolva as principais partes interessadas em demonstrações à medida que se aproxima a decisão final sobre a ferramenta de acompanhamento de projetos. Você poderá alavancar a aceitação das partes interessadas principais permitindo que elas testem o produto ou se inscrevam para um teste. Também é importante certificar-se de que a ferramenta realmente atenderá à Marca e proporcionará uma Mudança significativa para o projeto. Talvez seja interessante chamar usuários-chave da sua equipe para testar e se familiarizar com a ferramenta antes de lançá-la. Isso permitirá que a equipe se envolva com seus planos ou discuta suas preocupações antecipadamente. Isso também destacará os especialistas internos para treinamento, assistência e implementação futuros.
Certifique-se de que a ferramenta esteja totalmente funcional antes que a equipe seja apresentada a ela. Sempre que possível, adie a introdução da ferramenta se ainda houver algum problema. Certifique-se de que a ferramenta seja Acessível a todos os usuários. Lembre-se de que os membros da sua equipe podem resistir a uma ferramenta que não cumpre a função que deveria cumprir. Isso afetará a implementação e a aceitação de forma bastante significativa, portanto, apresente sua melhor ferramenta!
Estabeleça um Conjunto detreinamento para a ferramenta, conforme necessário ,antes de pedir à equipe que a utilize de fato. Cada pessoa tem diferentes níveis de conforto com diferentes ferramentas. É seu trabalho como Gerente de projetos garantir que as necessidades de cada membro da equipe sejam atendidas. O Conjunto de treinamento também ajuda a criar primeiras impressões positivas, o que levará a uma maior produtividade e a uma implementação e aceitação mais rápidas e bem-sucedidas.
Lembre-se de que alguma resistência é normal, mas os Gerentes de projetos bem-sucedidos devem tomar as medidas necessárias para se preparar e mitigar qualquer atrito para sua equipe, sempre que possível.
Dica profissional: se o tempo permitir, planeje um período de transição caso esteja substituindo uma ferramenta existente. É comum permitir que ambas as ferramentas operem durante esse período. Eventualmente, será necessário "encerrar" ou desativar a ferramenta existente, mas permitir um período de transição entre o uso da ferramenta antiga e da nova pode ajudar as partes interessadas e os membros da equipe a se sentirem mais à vontade e dar-lhes tempo para se familiarizarem com a nova ferramenta. Esteja preparado para que a produtividade seja afetada durante a transição da equipe de uma ferramenta para outra.
